After team building program

(gbr:http://www.bioteams.com/2006/05/10/when_teambuilding_goes.html)

Banyak yang menanyakan, tentang apa yang harus di lakukan setelah selesai training/program team building, apakah berlalu begitu saja atau bagaimana. Kemudian bagaimana memberikan “kepercayaan” kepada clien akan pertanggungjawaban dari program yang telah di lakukan.

Untuk itu saya ingin berbagi beberapa hal yang bisa menjawab persoalan tersebut.

1. Pembuatan laporan hasil program.

Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah bentuk pertanggungjawaban tertulis dan sumber dokumentasi bagi perusahaan atas apa yang telah di lakukan, juga merupakan ruang bagi upaya melihat rekomendasi yang dapat di berikan bagi kemajuan perusahaan.

Bagaimana bentuk penulisan pelaporan program team building ?

Bentuk penulisan dapat berupa :

• Ringkasan eksekutif : gambarkan secara umum pelaksanaan program team building dan dalam bentuk kualitatif berapa persen keberhasilan program yang berjalan, beserta dengan argumentasi yang logis.

• Berikan pemaparan hasil FeedBack dari peserta terhadap program yang telah berjalan misalnya , apa manfaat program bagi peserta, pemahaman terhadap program, bagaimana aplikasi program dalam keseharian kerja, bagaimana penerimaan dan keterbukaan peserta terhadap jalannya program, bagaimana pengelolaan waktu selama program, kualitas penyajian program dan defrief oleh fasilitator, pemahaman fasilitator terhadap materi program, dan bagaimana sikap fasilitator/organizer dalam menjawab dan melayani pertanyaan serta kebutuhan peserta. (Kesemua feedback tersebut dapat di kualitatifkan dalam bentuk Sangat Baik, Baik, Cukup, Kurang, Sangat Kurang).

• Berikan deskripsi tentang tujuan program team building dan keterkaitan dengan aktivitas program team building yang berjalan. Paparkan secara detail dari setiap aktivitas yang dilakukan.

• Berikan penilaian terhadap team/ peserta yang mengikuti program team building dalam konteks tujuan yang ingin dicapai dari program, deskripsikan apa kelebihan dan kekurangan dari team tersebut.

• Berikan rekomendasi terhadap kekurangan yang ada pada team berdasarkan analisa dari program team building yang telah di jalankan.

2. Berikan konsep pengembangan program team building selanjutnya. Tentu saja konsep ini harus berbeda dari konsep yang telah di jalani dalam program team building tersebut. Jelaskan apa manfaat bagi perusahaan dan keuntungan dari program tersebut.
3. Berikan dalam bentuk cd/dvd hasil kegiatan dari program team building.
4. Berikan pada perusahaan/company poster dari peserta team building untuk mengingatkan dan menyimpan memori mereka.
5. Buatlah milis/ email crespondesi dari peserta program team building sebagai wadah atau tempat bertukar informasi.

Jika anda menjalankan ke-5 langkah tersebut diatas maka kepercayaan klien anda akan sangat baik terhadap program-program yang anda tawarkan.

Untuk itu saya juga ingin mengucapkan SELAMAT NATAL 2008 bagi umat Kristiani..semoga senantiasa mendapatkan kasih dari NYA.

Team Building Program

(gbr :www.ideasevents.co.uk/)

Seringkali dalam sebuah program team building, muncul komentar yang sebenarnya perlu di perhatikan dengan baik oleh para penyelenggara program team building.

"Wah ..programnya lebih mantap tahun lalu…"

"Aduh…ngak menarik…gamesnya tidak menantang…"

"Biasa aja…ngak ada yang baru..Bosan…."

"Emmm.. capek doang..ngak ada relevansinya dengan pekerjaan…"

"Wah…ngak ..bagus…pelayanannya di bawah standar…."

"Dan banyak lagi..yang terkadang kita lupakan begitu saja."

Namun sebenar nya sebagai pengelolah team building program hal ini merupakan feedback yang sangat bagus, dan indicator tentang kepuasan pelanggan. Sebab bukan tidak mungkin jika mereka merasa puas , anda akan senantiasa menerima kontrak untuk team building program selanjutnya.

Jika boleh berbagi maka ada beberapa hal yang penting di lakukan untuk menjawab beberapa complain tersebut sebelum , benar-benar terjadi.

Maksudnya ..(jika kurang jelas…) untuk mencegah agar komplain itu tidak terjadi maka ada beberapa hal yang perlu di perhatikan yaitu ;

1. Informasi Pra –Program.

Sebagai pengelolah / organizer program tentu saja , anda harus banyak menceri tahu tentang klien yang membutuhkan anda. Informasi pra-program sangat menentukan program yang akan di laksanakan.

Informasi yang di maksud adalah :

Apakah klien anda rutin menyelenggarakan program team building, siapa provider yang lalu, jenis kegiatan apa yang mereka lakukan, dan games apa yang mereka mainkan. Hal ini tentu sangat berguna untuk melacak tingkat kepuasan dari klien anda.

Apakah Key stakeholder pada klien anda (level manager, kepala biro, kepala divisi) menginginkan penanganan khusus untuk isu tertentu atau klien anda memberikan “message” secara khusus pada team yang ingin di libatkan. Hal ini tentu saja memberikan deskripsi tentang seperti apa team yang akan terlibat dalam program yang dikembangkan, kompetensi serta tantangan yang akan diberikan.

Apa kompetensi yang klien anda inginkan sehingga mengontrak anda untuk melaksanakan program.

Apa yang klien anda harapkan ketika program telah selesai dan kembali ke kantor menjalankan tugas masing-masing.

2. Informasi tentang standar transportasi,akomodasi dan konsumsi.

Sebagai seorang pengelolah /organizer team building program anda harus secara detail memberikan informasi tentang transportasi apa yang akan di gunakan, misalnya jika menggunakan bus, jenis type bus apa yang digunakan, biaya yang dikenakan, fasilitas bus yang ada, kenyamanan di perjalanan: seperti apakah Ac bus dingin, TV , DVD-CD player berfungsi dengan baik serta apakah toilet bus itu ada. Jika tidak tentu saja anda dapat memberikan rute untuk singgah beristirahat beberapa menit untuk melonggarkan otot dan keperluan pribadi (ke toilet).

Untuk akomodasi , seperti fasilitas kamar yang mereka pakai, harga persatuan , ruangan meeting yang di gunakan, serta lapangan permainan yang di persiapkan. Informasi yang lain seperti ; apakah hotel tersebut memiliki view yang spesifik seperti menghadap kegunung, atau kelaut, atau ke lembah, tau juga mungkin ke pedesaaan. Disamping itu yang perlu anda periksa adalah daftar menu yang akan mereka siapkan untuk konsumsi pada peserta. Selalu minta dengan detail menu yang ada dan perhatikan komposisinya, serta Tanya kan apakah peserta memiliki alerhgi pada suatu jenis makanan tertentu. Hal ini untuk meningkatkan ketelitian pada plaksanaan program.

Jika ke dua informasi dasar ini telah anda peroleh, maka anda dapat membuat outline team building program yang bisa menjelaskan kepada klien anda seperti apa gambaran detail program yang akan anda kerjakan.

Kemudian mintalah pada klien anda input serta tantangan apa yang hendak di perbesar dalam program tersebut.

Jika anda dapat dengan jelas menangkap input dari klien anda , maka kemungkinan pelaksanaan team building program mendekati 60 % .

Selanjutnya jika tingkat kejelasan team building program telah ada beserta , bobot program, dan permainan/games yang di pilih telah di sepakati, baru kemudian kita memberikan budgeting dari pelaksanaan tersebut.

Dan tentu saja dalam pelaksanaan di lapangan, anda sebagai penyelenggara/organizer harus menepati apa yang anda sepakati/tawarkan/bicarakan dengan klien anda, sehingga kepuasaan klien anda akan terjawab.

Terakhir sebagai bagian dari memberikan kepuasan terhadap klien, berikan /sisipkan beberapa acara yang menjadi “surprice” misalnya, berikan 2 macam games yang menantang dan menarik perhatian peserta yang tidak ada dalam kesepakatan awal, kemudian berikan dorprice bagi peserta, atau award special bagi peserta program.

Demikianlah artikel ini semoga bermanfaat, jika anda punya komentar atau tanggapan atau permintaan khusus , silahkan alamatkan kepada alamat contact saya yang tertera dib log ini.

Team building in Action

(gbr : www.skirmishgoldcoast.com.au)

Hari ini begitu menyenangkan, segalanya begitu indah, mungkin karena semua pekerjaan telah selesai, dan beberapa klien merasa begitu puas atas kerjasama yang terbina. Hingga saat ini, saya mempersiapkan diri untuk menghadapi tanntangan pekerjaan selanjutnya.

Oh ya..saat ini saya ingin berbagi kepada rekan-rekan tentang ide untuk “mengeksekusi” kegiatan team building yang telah direncanakan sebelumnya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam “mengeksekusi” program tersebut yaitu :

1. Siapkan Scenario Program ,

Tentu saja anda tidak ingin program team building anda dianggap tidak memuaskan dan banyak complain dari peserta program. Atau anda juga tidak menginginkan bahwa program tersebut menjadi program yang “tiba masa tiba akal” atau tidak dipersiapkan sebelumnya, sehingga ketika dilapangan kordinasi antar organizer / fasilitator tidak sejalan, bahkan terkesan tidak siap sehingga peserta di ‘telantarkan”.

Hal yang lain juga anda tidak ingin peserta mengalami kelelahan dalam mengikuti program, atau peserta tidak bersemangat lagi meneruskan program tersebut.

Untuk itu anda perlu mengatur scenario program yaitu ;

• Bagaimana mengatur alur permainan, berapa permainan yang dimainkan, urutan permainan, dalam konteks apa permainan dimainkan, apakah untuk kompetisi, fun, creatifitas, tantangan, atau untuk isu spesifik. Jika hal ini jelas , maka kita bisa meletakkan indicator keberhasilan program tersebut. Disamping itu anda perlu juga mempersiapkan alternative scenario untuk kondisi khusus seperti kondisi hujan.

2. Persiapan alat dan bahan

Hal ini sangat penting dilakukan. Saya menyarankan agar anda menggunakan atau membuat ceklist kebutuhan alat dan bahan yang digunakan. Sebab kekurangan alat dan bahan akan mengganggu atau menghambat program. Jika lokasi program jauh dari pusat kota , maka kemungkinan untuk mengadakan/membeli alat dan bahan menjadi tidak mungkin. Untuk itu ceklist sangat membantu dalam memperlancar kebutuhan program.

3. Komposisi team

Anda perlu membagi peserta dalam beberapa kelompok kecil. Untuk itu detail informasi dari peserta mulai dari ; jenis kelamin, umur, berat badan, tinggi badan, dan riwayat penyakit perlu anda ketahui. Ini memudahkan anda untuk membentuk kategorisasi kelompok yang dibentuk. Kategorisasi mengacu pada scenario program yang di jalankan.

4. Pengecekan kondisi lapangan

Ini sering dianggap remeh, namun untuk menghindari dampak yang tidak diinginkan seperti peserta terluka oleh pecahan kaca, paku, batu tajam, kayu runcing, maka pengecekan lapangan untuk program team building harus dilakukan. Caranya adalah dengan melakukan penyisiran lapangan oleh organizer team building secara horizontal atau vertical. Segala hal yang dianggap dapat membuat cedera peserta harus di singkirkan dari lapangan. Disamping itu pengecekan lapangan juga untuk mengetahui kondisi lapangan apakah rata, berbukit atau gersang.

5. Siapkan Time keeper

Juga yang penting di jaga adalah range waktu di setiap permainan yang dijalankan, dan orang yang bertugas untuk mengingatkan hal itu. Ini adalah sesuatu yang sangat menentukan continuitas dan efektifitas program yang dijalankan. Apalagi jika model yang di mainkan adalah game pos, pertukaran antar games perlu di siapkan.

6. Siapkan Appresiasi / Award

Sudah selayaknya jika anda memberikan apresiasi bagi team yang berhasil/menang dalam program team building. Sebab apresiasi merupakan sumber motivasi dan inspirasi bagi setiap individu dalam tiap juga antar team. Tentu saja hal ini akan membekas dalam diri setiap anggota team. Bentuk award dapat diberikan bereaneka ragam di sesuaikan dengan budget yang tersedia. Namun hal yang penting adalah Award tersebut sedapat mungkin merupakan sesuatu yang mempunyai makna bagi team tersebut.

7. Moment to reflection

Kini kita telah sampai pada penghujung program team building, maka hal yang penting adalah menjadikan program team building tersebut sebagai sesuatu yang sangat “monumental” bagi setiap peserta yang ada.

Hal ini dapat dilakukan melalui pemutaran video/pic dari kegiatan tersebut, kemudian mengajak peserta untuk mengambil nilai-nilai positif dari setiap permainan yang ada. Dan tak lupa adalah memberi kesempatan secara kolektif kepada sesame team untuk salaing mengucapkan ‘terimakasih” atas kerjasama yang telah terjalin selama ini, dan kemudian membangun sprit bersama untuk menghadapi tantangan di masa-masa yang akan datang.

Semoga point ini bermanfaat bagi kita semua, Anda boleh memberikan komentar, tanggapan, dan permintaan tentang apa saja tentang program team building kepada saya di alamat contact yang tertera.