Seringkali dalam sebuah program team building, muncul komentar yang sebenarnya perlu di perhatikan dengan baik oleh para penyelenggara program team building.
"Wah ..programnya lebih mantap tahun lalu…"
"Aduh…ngak menarik…gamesnya tidak menantang…"
"Biasa aja…ngak ada yang baru..Bosan…."
"Emmm.. capek doang..ngak ada relevansinya dengan pekerjaan…"
"Wah…ngak ..bagus…pelayanannya di bawah standar…."
"Dan banyak lagi..yang terkadang kita lupakan begitu saja."
Namun sebenar nya sebagai pengelolah team building program hal ini merupakan feedback yang sangat bagus, dan indicator tentang kepuasan pelanggan. Sebab bukan tidak mungkin jika mereka merasa puas , anda akan senantiasa menerima kontrak untuk team building program selanjutnya.
Jika boleh berbagi maka ada beberapa hal yang penting di lakukan untuk menjawab beberapa complain tersebut sebelum , benar-benar terjadi.
Maksudnya ..(jika kurang jelas…) untuk mencegah agar komplain itu tidak terjadi maka ada beberapa hal yang perlu di perhatikan yaitu ;
- Informasi Pra –Program.
Sebagai pengelolah / organizer program tentu saja , anda harus banyak menceri tahu tentang klien yang membutuhkan anda. Informasi pra-program sangat menentukan program yang akan di laksanakan.
Informasi yang di maksud adalah :
Apakah klien anda rutin menyelenggarakan program team building, siapa provider yang lalu, jenis kegiatan apa yang mereka lakukan, dan games apa yang mereka mainkan. Hal ini tentu sangat berguna untuk melacak tingkat kepuasan dari klien anda.
Apakah Key stakeholder pada klien anda (level manager, kepala biro, kepala divisi) menginginkan penanganan khusus untuk isu tertentu atau klien anda memberikan “message” secara khusus pada team yang ingin di libatkan. Hal ini tentu saja memberikan deskripsi tentang seperti apa team yang akan terlibat dalam program yang dikembangkan, kompetensi serta tantangan yang akan diberikan.
Apa kompetensi yang klien anda inginkan sehingga mengontrak anda untuk melaksanakan program.
Apa yang klien anda harapkan ketika program telah selesai dan kembali ke kantor menjalankan tugas masing-masing.
- Informasi tentang standar transportasi,akomodasi dan konsumsi.
Sebagai seorang pengelolah /organizer team building program anda harus secara detail memberikan informasi tentang transportasi apa yang akan di gunakan, misalnya jika menggunakan bus, jenis type bus apa yang digunakan, biaya yang dikenakan, fasilitas bus yang ada, kenyamanan di perjalanan: seperti apakah Ac bus dingin, TV , DVD-CD player berfungsi dengan baik serta apakah toilet bus itu ada. Jika tidak tentu saja anda dapat memberikan rute untuk singgah beristirahat beberapa menit untuk melonggarkan otot dan keperluan pribadi (ke toilet).
Untuk akomodasi , seperti fasilitas kamar yang mereka pakai, harga persatuan , ruangan meeting yang di gunakan, serta lapangan permainan yang di persiapkan. Informasi yang lain seperti ; apakah hotel tersebut memiliki view yang spesifik seperti menghadap kegunung, atau kelaut, atau ke lembah, tau juga mungkin ke pedesaaan. Disamping itu yang perlu anda periksa adalah daftar menu yang akan mereka siapkan untuk konsumsi pada peserta. Selalu minta dengan detail menu yang ada dan perhatikan komposisinya, serta Tanya
Jika ke dua informasi dasar ini telah anda peroleh, maka anda dapat membuat outline team building program yang bisa menjelaskan kepada klien anda seperti apa gambaran detail program yang akan anda kerjakan.
Kemudian mintalah pada klien anda input serta tantangan apa yang hendak di perbesar dalam program tersebut.
Jika anda dapat dengan jelas menangkap input dari klien anda , maka kemungkinan pelaksanaan team building program mendekati 60 % .
Selanjutnya jika tingkat kejelasan team building program telah ada beserta , bobot program, dan permainan/games yang di pilih telah di sepakati, baru kemudian kita memberikan budgeting dari pelaksanaan tersebut.
Dan tentu saja dalam pelaksanaan di lapangan, anda sebagai penyelenggara/organizer harus menepati apa yang anda sepakati/tawarkan/bicarakan dengan klien anda, sehingga kepuasaan klien anda akan terjawab.
Terakhir sebagai bagian dari memberikan kepuasan terhadap klien, berikan /sisipkan beberapa acara yang menjadi “surprice” misalnya, berikan 2 macam games yang menantang dan menarik perhatian peserta yang tidak ada dalam kesepakatan awal, kemudian berikan dorprice bagi peserta, atau award special bagi peserta program.
Demikianlah artikel ini semoga bermanfaat, jika anda punya komentar atau tanggapan atau permintaan khusus , silahkan alamatkan kepada alamat contact saya yang tertera dib log ini.
wah, kayaknya harus sering2 blogwalking ke sini nih. soalnya great bgt postingannya. Siiip
Comment Form under post in blogger/blogspot